نحوه نوشتن صحیح نامه اداری و رسمی
هر آنچه باید در مورد نامه اداری بدانید سایت ویراستار فارسی ویراست‌من در ادامه به آن اشاره نموده است. برای مشاهده نمونه نامه‌های اداری حتماً به صفحه نمونه نامه‌های اداری و رسمی را مراجعه نمایید.
در نوشتن نامه اداری و رسمی قبل از هرچیز باید با اصول و نکات مهم نگارش آن اطلاعات لازم را کسب نمود.
در این مطلب ابتدا به تعریف نامه اداری، ابعاد و اندازههای آن، سپس به ویژگی و اجزای نامه اداری پرداخته و در آخر هم انواع نامه اداری ذکر می‌شود.
تعریف نامه اداری
نامه اداری به نامه‌ای اطلاق می‌گردد که دارای ساختار خاص و اجزای مختلف است. معمولاً این نامه برای مکاتبات درون‌سازمانی یا برون‌سازمانی استفاده می‌شود.
نامه اداری با نامه‌های معمولی و دوستانه متفاوت است. اصول نگارش نامه اداری، آن را از نامه‌های دیگر متمایز می‌کند.
ابعاد و اندازه نامه‌های اداری
انتخاب سایز مناسب کاغذ برای نامه‌های اداری از اهمیت خاصی برخوردار است به گونه‌ای که اگر سایز نامه کوچک باشد در لابه‌لای صفحات پرونده پنهان می‌شود و اگر سایز نامه بزرگ باشد از پوشه‌های استاندارد خارج می‌شود که در هر صورت امکان عدم پیگیری آن افزایش می‌یابد.
ابعاد و اندازه استاندارد نامه اداری در بخش‌نامه نخست وزیری سال 1349 به شرح زیر ابلاغ شده است:
قطع A3 مناسب برای جداول، نمودارها و صورت‌های مالی بزرگ
قطع A4 مخصوص نامه‌های اداری با بیش از 5 سطر کوچک
قطع A5 مخصوص نامه‌های اداری کمتر از 5 سطر کوچک‌تر
قطع A6 مناسب یرای مبادله یادداشت اداری بدون سرلوحه
برای حفظ هماهنگی نامه‌ها و سهولت در بایگانی آن‌ها در پوشه بدون پنهان مانده نوشته در زیر فنر پوشه باید فواصل حاشیه را در نخستین صفحه قطع بزرگ به شرح زیر رعایت کنید:
4 سانتیمتر از بالای صفحه تا عنوان
2 سانتیمتر از عنوان تا اولین سطر متن
3/5 سانتیمتر از سمت راست حاشیه تا سطر اول
2/5 سانتیمتر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم
1/5 سانتیمتر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم
2/5 سانتیمتر حاشیه پایین صفحه تا آخرین سطر نامه برای دستورها و یادداشت‌های درخواستی
ویژگی‌های نامه اداری
نامه‌های اداری ویژگی و مشخصاتی دارند که آن‌ها را از دیگر نامه‌ها متمایز می‌کنند. این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:
شماره، تاریخ، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، نام و عنوان امضاکننده، امضای نامه به وسیله شخص صلاحیت‌دار و رعایت اصول نامه نگاری اداری
لازم به ذکر است برای تسریع در برخی امور از یادداشت اداری استفاده می‌شود که از تمامی ویژگی‌های نامه اداری برخوردار نمی‌باشد اما در برخی موارد به عنوان سند و مدرک می‌توان به آن استناد کرد از این روی باید به وسیله مقام صلاحیت‌دار امضا شود و برای امور اداری و مالی در دفتر ادیکاتور ثبت گردد.
افزونه ویراستار فارسی ویراست‌من بهترین ابزار برای ویراستاری املایی، معنایی و استاندارسازی متون فارسی در نامه‌های اداری و رسمی است!
اجزای اصلی نامه اداری
ویراست‌من در ادامه به توضیح اجزای مختلف نامه اداری می‌پردازد:
- سربرگ
اجزای سربرگ عبارتند از: لوگو، تاریخ، شماره نامه و وضعیت پیوست
- یاد خدا
قبل از ذکر عنوان نام و یاد خداوند به صورت وسط‌چین نوشته می‌شود.
- عنوان
در این قسمت نام گیرنده به همراه سمت، در صورت لزوم نام فرستنده به همراه سمت و موضوع نامه نوشته می‌شود. عبارتی نیز برای عرض ادب و احترام قبل از شروع متن نامه آورده می‌شود.
- متن نامه یا درخواست
در نگارش متن نامه یا درخواست اداری باید نکات زیر رعایت شود:
- متن نامه در یک بند نوشته شود.
- متن نامه کوتاه، صریح و گویا نوشته شود و از به‌کار‌بردن عبارات و کلمات حشو و هم‌معنی خودداری شود.
- از نوشتن کلمات و عبارات محاوره و عامیانه اکیداً خودداری شود.
- نشانه‌های نگارشی (ویرگول، نقطه و…) را بجا و درست استفاده شود.
- در ابتدای متن نامه با توجه به اینکه نامه اداری خطاب به چه شخصی است عبارت متناسب آورده شود:
خطاب به مقام بالا: به استحضار می‌رساند…
خطاب به مقام هم‌ردیف: به آگاهی می‌رساند…
خطاب به مقام پایین: به اطلاع می‌رساند…
- چنانچه نامه اداری در پاسخ به نامه دیگر و یا مربوط به نامه دیگری است می‌توان در ابتدا متن به شماره نامه قبلی اشاره نمود. به طور مثال: پیرو نامه شماره….. یا عطف به نامه شماره… مورخ…
- اگر نامه بدون سابقه قبلی است، باید در ابتدا دلیل نوشتن نامه و نوع درخواست تقاضاکننده به روشنی بیان شود.
- اگر علت نوشتن نامه اجرای حکم قانونی است باید به اصل و یا ماده و تبصره قانون اشاره نمود.
- در نگارش آخرین جملات نامه که مربوط به درخواست است باید در ضمن سادگی با لحنی تأثیرگذار، بدون تملق نوشته شود.
- امضاء فرستنده
در قسمت سمت چپ به فاصله سه سطر از پایان متن نامه محل مناسب برای امضا فرستنده است که شامل موارد زیر می‌باشد:
نام فرستند، سمت سازمانی، تاریخ، امضا و مهر
- رونوشت
هر نامه با توجه به استانداردهای موجود معمولاً در سه نسخه تنظیم می‌شود که نسخه اول برای گیرنده نامه، نسخه دوم برای قسمت اداری و نسخه سوم برای ارسال‌کننده نامه است. اما گاهی لازم است که علاوه بر گیرنده اصلی نامه، اشخاص و یا واحدهای دیگری از متن نامه اطلاع یابند و برای آن‌ها ارسال شود؛ در این صورت نام اشخاص و یا واحدهای موردنظر با عنوان رونوشت پس از متن نامه و قبل از امضا درج می‌گردد.
- پابرگ
در قسمت پابرگ مواردی چون آدرس، کدپستی، شماره تماس، وب‌سایت و غیره نوشته می‌شود.
اگر به یک ابزار مفید برای ویراستاری متون فارسی در نامه‌های اداری نیاز دارید حتما افزونه ویراستار فارسی ویراست‌من را دانلود کنید!
انواع نامه اداری
نامه‌های اداری برا اساس نوع هماهنگی و ارجاع نامه به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند:
- نامه درون سازمانی یا داخلی (به نامه‌هایی اطلاق می‌گردد که بین واحدهای مختلف سازمان ارسال می‌شود)
نامه از مقام یا واحد بالا به مقام یا واحد پایین (مانند: ابلاغ، دستور و ایجاد هماهنگی)
نامه بین دو واحد یا مقام هم‌عرض (مانند: تقاضا)
نامه از مقام یا واحد پایین به مقام یا واحد بالا (مانند: گزارش و تقاضا)
نامه از سمت واحد یا مقام به کارمند (مانند: احکام مأموریت، توبیخ، ترفیع و تشویق)
- نامه برون سازمانی یا خارجی (به نامه‌هایی اطلاق می‌گردد که خارج از سازمان ارسال می‌شود.)
اگر می‌خواهید نمونه نامه‌های اداری را مشاهده نمایید؛ حتماً صفحه نمونه نامه‌های اداری و رسمی را مشاهده بفرمایید.